Statuten van de VZW

Statuten van de VZW

Korte omschrijving

Een VZW heeft een eigen rechtspersoonlijkheid, met eigen rechten en verplichtingen. Om effectief die rechtspersoonlijkheid te krijgen, moet aan een aantal wettelijk bepaalde voorwaarden voldaan zijn. Neerleggen van de statuten alleen is niet voldoende; de statuten zelf moeten immers enkele verplichte vermeldingen bevatten...

Relevantie

Om aanspraak te kunnen maken op bepaalde subsidies, of om de persoonlijke aansprakelijkheid van leden van een vereniging te beperken, kiezen verenigingen wel vaker voor  het statuut van een VZW. Het statuut van een VZW brengt eigen rechten en verplichtingen met zich mee, maar vooraleer het statuut toegekend kan worden, moeten ook al bepaalde voorwaarden voldaan zijn.

Pas als de statuten de minimale bepalingen uit artikel 2 van de Wet van 27 juni 1921, zoals gewijzigd door de Wet van 2 mei 2002 (de VZW-Wet met andere woorden) bevatten, zal de vereniging kunnen genieten van de rechtspersoonlijkheid.

Een eerste taak van de stichters van de VZW is dan ook erop toe te zien dat aan deze 10 verplichtingen tegemoet gekomen wordt.

Schieten zij hierbij tekort, wordt geen rechtspersoonlijkheid toegekend aan de vereniging, hetgeen vooral voor de stichters zelf nare gevolgen kan hebben: de bescherming van de persoonlijke aansprakelijkheid van de stichters en de leden van de vereniging komt immers in het gedrang (vaak een van de doorslaggevende redenen om überhaupt een VZW op te richten).

Stappenplan

Artikel 2 van de VZW-Wet somt 10 verplichte vermeldingen op die in de statuten van de VZW opgenomen (en soms uitgewerkt) moeten worden. We overlopen de lijst.

1° De gegevens van de stichters moeten volledig opgenomen worden in de statuten: de naam, voornamen en de woonplaats als het gaat om natuurlijke personen; de naam, rechtsvorm en het zeteladres als het gaat om rechtspersonen.(Een feitelijke vereniging is geen rechtspersoon)

Geboortedatum, geboorteplaats en nationaliteit maken geen deel (meer) uit van deze verplichting, hoewel vele statuten deze gegevens toch bevatten... 't kan immers geen kwaad.

2° De gegevens van de vereniging zelf mogen niet ontbreken. De naam en het zeteladres zijn onontbeerlijk.

  • De naam alleen is voldoende, zonder de vermelding VZW. 'VZW' maakt immers strikt genomen geen deel uit van de naam zelf, maar is slechts een verwijzing naar de rechtsvorm. Wel zal de vereniging 'VZW' verplicht moeten vermelden (bij haar naam) op alle stukken die van de vereniging uitgaan.

De naam van de vereniging moet met de nodige zorgvuldigheid gekozen worden! Als een andere vereniging kan aantonen dat zij schade ondervindt doordat er een nieuwe vereniging met dezelfde naam is bijgekomen, kan de nieuwe vereniging verplicht worden haar naam alsnog te veranderen (met de nodige kosten tot gevolg: statutenwijziging, nieuw drukwerk etc...)

Wil je vereniging haar naam afkorten of een vertaling gebruiken, moet die afkorting of vertaling ook in de statuten opgenomen zijn! Alleen dan mag je VZW er ook gebruik van maken in 'officiële' documenten.

  • Het adres van de maatschappelijke zetel is nodig om de VZW te kunnen identificeren. Het is niet verplicht dat op dat adres ook de balangrijkste activiteiten en vergaderingen van de vereniging plaatsvinden. Vaak wordt ervoor gekozen om het adres van de voorzitter  van de VZW te gebruiken als maatschappelijke zetel.

De maatschappelijke zetel is wel de plaats waar een aantal belangrijke documenten verplicht bewaard moeten worden: het ledenregister, de verslagen van beslissingen van de algemene vergadering, van de raad van bestuur en van andere mandatarissen. Ook alle boekhoudkundige stukken moeten er altijd zijn.

3° Het minimum aantal leden om een VZW op te richten is 3. De VZW-Wet bedoelt de 'effectieve leden'. Dit zijn de leden die deel uitmaken van de algemene vergadering en er stemrecht hebben... en dus niet de leden die louter komen genieten van de activiteiten van de vereniging.

4° Het doel van de vereniging moet voldoende precies omschreven zijn in de statuten.

5° De voorwaarden en formaliteiten hoe effectieve leden kunnen toetreden tot en uittreden uit de VZW vinden eveneens verplicht hun plaats in de statuten. Verwijzen naar een huishoudelijk reglement is niet toegestaan.

Deze voorwaarden en formaliteiten moeten precies omschreven zijn: hoe en bij wie dient een kandidatuurstelling (of een verzoek tot ontslag door een lid zelf) te gebeuren en wie staat in voor de aanvaarding? En welke voorwaarden moeten voldaan zijn opdat iemand zich kandidaat zou kunnen stellen (bijvoorbeeld het kunnenn aantonen van een bepaalde werkervaring).

Sommige verenigingen stellen geen toe- of uittredingsvoorwaarden... Zij moeten uiteraard geen voorwaarden opnemen in hun statuten; de formaliteiten zijn echter verplichte kost.

6° De algemene vergadering krijgt in de VZW-Wet een aantal exclusieve bevoegdheden die in de statuten moeten vermeld zijn (artikel 4 VZW-Wet) en waarvan in de wet gesteld is dat ze 'nooit kunnen overgedragen worden aan enig ander orgaan'. Ook andere bevoegdheden van de algemene vergadering moeten opgenomen worden. Alle bevoegdheden die niet uitdrukkelijk aan de algemene vergadering zijn toegekend, zullen door de raad van bestuur opgenomen worden.

De algemene vergadering is het hoogste gezagsorgaan van de VZW en heeft altijd een controlerende functie over het bestuur... ook al lijkt het in de praktijk anders te zijn, omdat de raad van bestuur veel vaker samenkomt en numeriek meer bevoegdheden uitoefent.

Niet alle bevoegdheden uit art. 4 VZW-Wet zijn echter van toepassing op elke VZW; toch moeten deze bevoegdheden verplicht in de statuten opgenomen zijn (vb. het aanstellen van een commissaris is een exclusieve bevoegdheid van de algemene vergadering, hoewel lang niet alle VZW's aan de voorwaarden voldoen om met een commissaris te werken).

Hoe de algemene vergadering samengeroepen wordt moet onderdeel uitmaken van de statuten: de raad van bestuur beslist om de AV samen te roepen, maar hoe? Per gewone brief of per e-mail? De statuten moeten hierover duidelijk zijn. De uitnodiging moet de agenda van de vergadering bevatten en alle (effectieve) leden moeten minstens acht dagen voor de vergadering opgeroepen worden.

Van de algemene vergadering moeten verplicht verslagen gemaakt worden en in de statuten moet uitgelegd zijn hoe de beslissingen van de AV kenbaar gemaakt zullen worden. Niet verplicht, maar wel handig, is om te bepalen wie er allemaal inzicht heeft in deze verslagen naast de leden van de AV zelf en eventuele belanghebbende derden zoals de fiscus...

7° Verder moet in de statuten opgenomen zijn hoe de leden van de raad van bestuur benoemd, afgezet kunnen worden en hoe eenbestuurslid zelf zijn ambt kan beëindigen. En hoe moeten/kunnen de bestuurders optreden? Alleen, gezamelijk of als college?

Bovendien komen, net zoals bij de algemene vergadering, een aantal bevoegdheden van de raad van bestuur aan bod. De raad van bestuur heeft alle bevoegdheden die niet door de wet of door de statuten aan de algemene vergadering zijn toegewezen.

Tot slot moet ook de duur van het mandaat  van de bestuurders - op het einde van het mandaat worden nieuwe leden verkozen en moet de nieuwe samenstelling van de raad van bestuur bekend gemaakt worden in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.

Hetzelfde geld voor personen die gemachtigd zijn de vereniging te vertegenwoordigen en het dagelijks bestuur op zich nemen: hoe worden ze benoemd en afgezet (of nemen ze zelf ontslag); welke taken behoren tot hun bevoegdheden en hoe moeten ze die uitoefenen. Over de duur van hun mandaat moet dan weer niets in de statuten opgenomen zijn...

8° De maximum-ledenbijdrage die gevraagd wordt aan leden van de algemene vergadering om te mogen deel uitmaken van dat orgaan is een volgende verplichte vermelding in de statuten. (Dit is niet de bijdrage die gevraagd wordt aan andere leden van de vereniging om toe te treden tot de vereniging!). Als er al zo'n ledenbijdrage gevraagd wordt, is deze best voldoende hoog - het is immers niet nodig dat uiteindelijk ook het maximum bedrag gevraagd wordt.

Vele verenigingen vragen helemaal geen bijdrage, maar dat moet dan ook uitdrukkelijk in de statuten vermeld worden! En het is niet omdat deze bijdrage niet gevraagd wordt dat toetredende leden geen lidgeld mag gevraagd worden. Deze beide bijdrages hebben niets met elkaar te zien.

9° Als de vereniging ontbonden wordt, moet het vermogen een bestemming hebben - waar gaat het geld dat de vereniging op dat moment nog heeft naartoe? Ook dit moet op voorhand vastgelegd worden, maar dat kan in vrij open bewoordingen, bijvoorbeeld 'een 'belangeloos doel''. Op het moment van de ontbinding zelf kan dan concreet beslist worden welk 'belangezoos doel' het vermogen zal krijgen.

10° De duur van de vereniging moet alleen omschreven worden voor verenigingen die voor een welbepaalde duur opgericht worden. In de meeste gevallen wordt een VZW voor onbepaalde tijd opgericht... verplicht om dit te vermelden ben je niet, maar het de meeste statuten vermelden het wel.

Tips

Laat je bijstaan door iemand met kennis van zaken als je een VZW wil oprichten. Natuurlijk bestaan er voorbeeldstatuten die alleen nog met je gegevens aangevuld moeten worden, maar het is aan te raden voldoende aandacht aan elk onderdeel van de statuten te besteden.

Je statuten zijn immers zowat de formele bestaansgrond van de VZW. Alles wat erin staat zou op maat van jouw VZW verwoord moeten zijn.

Elke wijziging van de statuten brengt de nodige administratieve rompslomp met zich mee, vraagt bijkomende inspanningen van de leden en kost bovendien een bom geld. Doe je werk dus omzichtig, volledig en probeer het goed te doen - nogmaals, het is geen slecht idee je te laten bijstaan vooraleer je alles definitief op papier zet.

Wet

In onze fiche 'VZW' vindt je onder de rubriek 'Wat zegt de wet' een link naar de volledige tekst van de VZW-wet. De verplichtingen die in de statuten uitgewerkt moeten zijn vind je in artikel 2:

De statuten van een vereniging vermelden ten minste:

1° de naam, voornamen en woonplaats van iedere stichter, of ingeval het een rechtspersoon betreft, de naam, de rechtsvorm en het adres van de zetel;

2°  de naam en het adres van de zetel van de vereniging, alsook de vermelding van het gerechtelijk arrondissement waaronder zij ressorteert;

3° het minimum aantal leden, dat niet minder mag zijn dan drie;

4° de precieze omschrijving van het doel of van de doeleinden waarvoor zij is opgericht;

5° de voorwaarden en de formaliteiten betreffende toetreding en uittreding van de leden;

6° de bevoegdheden van de algemene vergadering en de wijze van bijeenroeping ervan, alsook de wijze waarop haar beslissingen aan de leden en aan derden ter kennis worden gebracht;

7° a) de wijze van benoeming, ambtsbeëindiging en afzetting van de bestuurders, de omvang van hun bevoegdheden en de wijze waarop zij die uitoefenen, ofwel alleen, ofwel gezamenlijk, ofwel als college, en de duur van hun mandaat;

b) in voorkomend geval, de wijze van benoeming, ambtsbeëindiging en afzetting van de personen gemachtigd de vereniging overeenkomstig artikel 13, vierde lid, te vertegenwoordigen, de omvang van hun bevoegdheden en de wijze waarop zij die uitoefenen, ofwel alleen, ofwel gezamenlijk, ofwel als college;

c) in voorkomend geval, de wijze van benoeming, ambtsbeëindiging en afzetting van de personen aan wie het dagelijks bestuur van de vereniging is opgedragen overeenkomstig artikel 13bis, eerste lid, de omvang van hun bevoegdheden en de wijze waarop zij die uitoefenen, ofwel alleen, ofwel gezamenlijk, ofwel als college;

[d) geschrapt - programmawet 9 juli 2004 (B.S. 15/07/2004)]

8° het maximumbedrag van de bijdragen of van de stortingen ten laste van de leden;

9° de bestemming van het vermogen van de vereniging ingeval zij wordt ontbonden, welk vermogen tot een belangenloze doelstelling moet worden aangewend;

10° de duur van de vereniging ingeval zij niet voor onbepaalde tijd is aangegaan.


Deze statuten worden bij authentieke of bij onderhandse akte vastgesteld. In dat laatste geval moeten zij in afwijking van artikel 1325 van het Burgerlijk Wetboek, slechts in twee originelen worden opgesteld.

Afkondigingsdatum
zondag, 26 juni, 1921
Formulieren
Uitgever en website

Federale overheidsdienst justitie
Waterloolaan 115
1000 Brussel
Tel: 02 542 65 11

Op deze website van de bevoegde instantie www.just.fgov.be vind je meer informatie.

Voorbeelden

Ben je benieuwd naar statuten van andere VZW’s, raadpleeg dan eens de databank met gegevens tot 30 juni 2003 of de databank met gegevens van na 30 juni 2003. Alleen het invoeren van een naam van een voor jou bekende VZW is meestal al voldoende.

Nuttig

In onze fiche 'VZW' vind je enkele links naar brochures die je kunnen helpen bij de formele aspecten van het opstarten van een VZW.

Bovendien kan je voor advies ook terecht bij het Vlaams Studie- en Documentatiecentrum voor VZW's: www.vsdc.be. Deze organisatie heeft als hoofddoel de belangen van de not-for-profit-sector in Vlaanderen op zich te nemen en te verdedigen.

Contact
 

Voor meer informatie kan je terecht bij je eigen provinciale of nationale secretariaten. Ben je geen lid van dergelijke koepelorganisatie dan kun je altijd contact opnemen met Steunpunt Jeugd.

Grondgebied
Trusty