VZW

VZW

Korte omschrijving

Als je als groep of vereniging grote kosten en/of verantwoordelijkheden zult opnemen, zoals het beheren van een lokaal of het organiseren van een duur festival, is het aan te raden om een VZW op te richten.

Relevantie

Veel organisaties in het jeugdwerk hebben de vorm van een VZW, bijvoorbeeld jeugdhuizen en jeugdverenigingen. Deze fiche is bedoeld om iedereen die van plan is om een VZW op te richten of iedereen die informatie zoekt over VZW's, wat wegwijs te maken.

Een VZW maakt van je organisatie een rechtspersoon waardoor je in naam van de organisatie en voor rekening van de organisatie kan optreden.De VZW is pas een VZW als het rechtspersoonlijkheid verwerft. Dan pas ‘bestaat' de VZW. Een rechtspersoon wordt beschouwd als een afzonderlijke eenheid met bepaalde rechten en plichten. Dat klinkt wat moeilijk en formeel, maar het betekent dat een organisatie met rechtspersoonlijkheid bijvoorbeeld contracten kan afsluiten en in rechtsprocedures voeren. Belangrijk is dat de leden van deze organisatie dan niet persoonlijk kunnen worden aangesproken.

Stappenplan

Rechtspersoonlijkheid VZW

Van rechtspersoonlijkheid van de VZW is pas sprake vanaf de dag dat er een aantal documenten worden ‘neergelegd’ bij griffie van de kamer van koophandel in de regio waar de VZW gevestigd is. Het gaat om de volgende documenten:

  • Een formulier I voor oprichting van de VZW. Dit formulier kun je hier vinden. Van belang voor de oprichting is luik C. Hierin moeten onder andere de bestuursleden vermeld worden. Wanneer ook deel A,de identificatiegegevens van de VZW, van dit formulier is ingevuld en ingeleverd. Ontvang je een ondernemingsnummer;
  • De statuten. De statuten vormen het hart van de VZW en krijgen daarom hier wat extra aandacht. In de statuten formuleren de oprichters schriftelijk waarom ze een VZW willen oprichten en hoe ze gaan samenwerken. De statuten van een VZW zijn een aanvulling op de wettelijke bepalingen en mogen er dus nooit mee in de strijd zijn. De wet schrijft een aantal minimale bepalingen voor die je moet regelen in je statuten: een aantal gegevens van de oprichtende leden, de plaats waar de vzw gezeteld is, het doel van de organisatie, etcetera
  • De akten waarin de bestuurders van de VZW benoemd worden. De akte van benoeming van de bestuurders vermeldt: de naam, de voornaam, het adres, de geboortedatum en –plaats en de omvang van hun bevoegdheden en de manier waarop zij die uitoefenen.
  • Een kopie van het ledenregister. Dit register vermeldt: de werkende leden naam, voornamen, adres en woonplaats. De werkende leden zijn natuurlijke personen en zij alleen hebben stemrecht in de algemene vergadering.

Ben je op zoek waar zich een rechtbank van koophandel in jouw regio bevindt dan kun je deze link raadplegen.

Structuur van een vzw

Een vzw is altijd opgebouwd uit een aantal vaste organen:

De algemene vergadering

De algemene vergadering is het beleidsbepalende orgaan van de VZW. Wettelijk gezien heeft het een aantal taken, die verplicht uitgevoerd moeten worden. De belangrijkste en meest relevante zijn:

  • Wijzigen van statuten;
  • Benoemen en ontslaan van bestuurders;
  • Goedkeuren van begroting en jaarrekening;
  • Uitsluiten van leden.

De buitengewone Algemene Vergadering.

Dit is een speciaal geval. Van een buitengewone Algemene Vergadering wordt gesproken wanneer een statutenwijziging, de uitsluiting van een lid, de vrijwillige ontbinding van de VZW en een omzetting van een VZW in een vennootschap sociaal oogmerk (VSO) aan bod komen.

De Raad van Bestuur

De Raad van Bestuur kan beschouwd worden als het uitvoeringsorgaan, waar de Algemene Vergadering het beslissingsorgaan is. De Raad van Bestuur staat in voor het beheer van de vzw. Zij beheert de financiën en regelt de organisatie van de vzw binnen de grenzen die in de statuten vermeld staan

De leden op de werkvloer

Vergeet natuurlijk niet de ‘gewone’ leden. Deze zogenaamde toegetreden leden zijn volgens de wet de personen die bij de vereniging zijn aangesloten, eventueel een lidkaart hebben en deelnemen aan de activiteiten van de vereniging. Zij hebben geen stemrecht in de algemene vergadering.

De statuten

Ook belangrijk voor de VZW zijn de statuten, deze vormen het hart van de organisatie. Zonder statuten heeft een VZW geen bestaansrecht.

In de statuten formuleren de oprichters schriftelijk waarom ze een VZW willen oprichten en hoe ze gaan samenwerken. De statuten van een VZW zijn een aanvulling op de wettelijke bepalingen en mogen er dus nooit mee in de strijd zijn. De wet schrijft een aantal minimale bepalingen voor die je moet regelen in je statuten: een aantal gegevens van de oprichtende leden, de plaats waar de vzw gezeteld is, het doel van de organisatie, etcetera. Meer informatie over de statuten van een VZW vind je op: www.lokalenmap.be/VZW/statuten.

Ben je benieuwd naar statuten van andere VZW’s, raadpleeg dan eens de databank met gegevens tot 30 juni 2003 of de databank met gegevens van na 30 juni 2003. Alleen het invoeren van een naam van een voor jou bekende VZW is meestal al voldoende.

Boekhoudkundige regels: de kleine VZW

De boekhouding moet gevoerd worden volgens wettelijk vastgestelde regels. Zo moet de boekhouding aangepast worden aan de aard en de omvang van de activiteiten van de verenigingen. Veel jeugdwerkinitiatieven kunnen als kleine VZW worden beschouwd.Als kleine VZW moet je alleen een vereenvoudigde boelhouding volgen. Deze eenvoudige boekhouding is een liquiditeitsboekhouding. Hiermee wordt een systeem van "ontvangsten en uitgaven" bedoeld dat wordt bijgehouden in twee dagboeken. De ontvangsten en uitgaven worden geboekt op het ogenblik dat de gelden op het bankuittreksel zijn vermeld of als zij contant zijn ontvangen en/of uitgegeven. Mutaties in contant geld of op de rekeningen worden ingeschreven in een opgesplitst dagboek volgens het model van deze bijlage. Dit originele dagboek moet gedurende 10 jaar worden bewaard te rekenen vanaf 1 januari van het jaar volgend op de afsluiting ervan. Er moet eveneens door elke vereniging een staat van de ontvangsten en de uitgaven worden bijgehouden. Deze staat moet in overeenstemming met het minimale schema in deze bijlage te worden opgemaakt. Jaarlijks moet ook een inventaris te worden opgemaakt van de bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen van welke aard ook van de vereniging. Ten slotte moet in de toelichting volgende informatie staan:

  • Wijzigen van statuten;
  • De samenvatting van de waarderingsregels: welke redenering heb je gevolgd om je bezittingen een waarde toe te kennen;
  • De aanpassing van de waarderingsregels: zijn er aanpassingen gebeurd aan de bovenstaande redenering?;
  • De bijkomende inlichtingen;
  • Het genormaliseerd schema van de staat van het vermogen;
  • De belangrijkste rechten en verplichtingen die niet in cijfers kunnen worden weergegeven.

Ook hiervan is een schematisch model in deze bijlage beschikbaar. Meer informatie over de boekhoudkundige regels voor een VZW vind je hier: www.lokalenmap.be/VZW/boekhoudkundige-regels.

Tips

Neem zeker eens een kijkje op de website www.lokalenmap.be/VZW. Hier vind je een pak aan informatie over VZW’s, onder andere over het oprichten van een VZW, een huishoudelijk regelment, de structuur van een VZW en de statuten van een VZW.

Een VZW is een vereniging zonder winstoogmerk, ze mag echter wel winst maken. Zolang deze winst niet gemaakt wordt met het uitvoeren van de hoofdactiviteit van de vereniging.

Wet

De regelgeving met betrekking tot vzw’s kun je terugvinden in de Wet Van 27 Juni 1921, gewijzigd door de Wet van 2 mei 2002, gecoördineerd 28 februari 2010

Afkondigingsdatum
donderdag, 22 maart, 2007
Formulieren

Een formulier voor oprichting van de VZW. Dit formulier kun je hier vinden.

Voorbeelden van schema's voor boekhouding vind je hier:

Uitgever en website

Federale overheidsdienst justitie
Waterloolaan 115
1000 Brussel
Tel: 02 542 65 11

Op deze website van de bevoegde instantie www.just.fgov.be vind je meer informatie.

Voorbeelden

Ben je benieuwd naar statuten van andere VZW’s, raadpleeg dan eens de databank met gegevens tot 30 juni 2003 of de databank met gegevens van na 30 juni 2003. Alleen het invoeren van een naam van een voor jou bekende VZW is meestal al voldoende.

Nuttig

Biedt dit alles je niet genoeg houvast, dan kun je natuurlijk ook altijd deze brochure van het Ministerie van Justitie downloaden of in deze brochure van de Chiro een kijkje nemen. Ook kun je terecht bij het Vlaams Studie- en Documentatiecentrum voor VZW's: www.vsdc.be. Deze organisatie heeft als hoofddoel de belangen van de not-for-profit-sector in Vlaanderen op zich te nemen en te verdedigen.

Bezoek ook eens de website www.lokalenmap.be/VZW hier is veel en uitgebreide informatie te vinden over (het oprichten van) een vzw en alles wat daar mee te maken heeft, bijvoorbeeld de boekhoudkundige regels waaraan voldaan moet worden.

Ben je benieuwd naar statuten van andere VZW’s, raadpleeg dan eens de databank met gegevens tot 30 juni 2003 of de databank met gegevens van na 30 juni 2003. Alleen het invoeren van een naam van een voor jou bekende VZW is meestal al voldoende.

Contact

Voor meer informatie kan je terecht bij je eigen provinciale of nationale secretariaten. Ben je geen lid van dergelijke koepelorganisatie dan kun je altijd contact opnemen met Steunpunt Jeugd.

Grondgebied
Trusty